SIEĆ REGIONALNYCH OŚRODKÓW DEBATY MIĘDZYNARODOWEJ





NIEZBĘDNIK DYPLOMATYCZNY Rozmowa telefoniczna RODM Warszawa przedstawia

Każdemu zdarza się czasem popełnić w towarzystwie jakąś gafę. A to nieodpowiednio się ubierze, czy powie coś niestosownego. Większość z takich faux pas da się zbyć śmiechem, czy zamaskować dowcipem. Ale co jeśli gafę popełnia prezydent albo żona ministra spraw zagranicznych?

Polski minister spraw zagranicznych Józef Beck wraz z małżonką, Panią Jadwigą gościł w Hiszpanii. Pani Beckowa odbierając telefon w miejscu zakwaterowania usłyszała, że dzwoni Alfonso. Bardzo się ucieszyła, przekonana, że dzwoni jej fryzjer o tym imieniu. Bez namysłu zaczęła umawiać się na następną wizytę. Po drugiej stronie zapadła cisza. Po chwili zmieszany mężczyzna zaczął tłumaczyć, że chyba jednak doszło do nieporozumienia. Pani ministrowa szła jednak w zaparte. Przecież przed wizytą na dworze królewskim potrzebowała nowej fryzury! Co się okazało? Rzeczywiście dzwonił Alfonso. TEN Alfonso, czyli Jego Wysokość król Hiszpanii Alfons XIII. Kiedy Beckowa zrozumiała swoją okropną gafę, starała się jak mogła przeprosić. Nie dało się, bo po drugiej stornie słyszała tylko jakieś dziwne, nieartykułowane dźwięki… król pokładał się ze śmiechu.

Telefon jest jednym z najczęściej używanych oraz niezbędnych narzędzi pracy oraz utrzymywania więzi między ludźmi. Konieczność powoduje, że zastępuje zbyt często bezpośrednie kontakty, choć szybkość i łatwość pokonywania w rozmowie telefonicznej dzielącego dystansu są tego warte. Należy jednak pamiętać o zachowaniu dobrych manier w jej trakcie, tym bardziej że rozmawiający nie widzą się wzajemnie.

Kiedy dzwonić?

Dzwoniący musi zadbać, by jego telefon nie zakłócał spokoju, nie zaskakiwał, nie przerywał pracy ani wypoczynku. Dlatego trzeba unikać telefonów o niestosownej porze, zbyt wcześnie lub zbyt późno (przyjmuje się, że telefonować można w dni powszednie od godziny 9:00 do 22:00, jeżeli nie jest się umówionym inaczej, a w niedziele i dni wolne od pracy nie powinno się dzwonić przed 11:00). Dzwoniący z daleka muszą również sprawdzić, czy różnica czasów nie spowoduje, że ich telefon wyrwie kogoś ze snu.
Prywatne rozmowy powinno się odbywać tylko po godzinie 9:30 i między 15:00 a 20:30, w interesach lub sprawach urzędowych jedynie w godzinach pracy. Przed godziną 9:30, można dzwonić tylko w wyjątkowych przypadkach. Jeżeli zachodzi konieczność odbycia dłuższej rozmowy lub chce się telefonować wczesnym rankiem lub późnym wieczorem należy się na taką rozmowę umówić.

Jak rozpocząć rozmowę?

Dzwoniący powinien zacząć od powitania i przedstawienia się, co jest absolutnym obowiązkiem w kontaktach zawodowych. W każdym przypadku należy unikać zgadywania po głosie, co jest irytujące i czasochłonne, bo rozmowa powinna być możliwie krótka oraz koncentrować się na najistotniejszych kwestiach. W każdym przypadku i o każdej porze telefonujący powinien zapytać, czy nie przeszkadza. Odwrotnie, nie jest nieuprzejmością, jeżeli się odpowie, że w tym momencie nie ma się czasu na rozmowę. Trzeba natomiast zapewnić, że zadzwoni się samemu, jak tylko będzie to możliwe.

Połączenie przez sekretariat

Jeżeli rozmowa łączona jest przez sekretariaty, stosuje się zasadę, że to osoba dzwoniąca musi czekać na przełączenie do sekretariatu rozmówcy, nigdy zaś odwrotnie. Niewłaściwe jest kazać czekać odbiorcy połączenia, chyba że uzasadnia to bardzo wysoka ranga osoby dzwoniącej. Za niedopuszczalne należy uznać, przełączanie na muzyczne oczekiwanie przez sekretariat dzwoniącego. Oznacza bowiem brak szacunku dla czasu osoby odbierającej połączenie. Często sekretarki umawiają się na jednoczesne przełączenie rozmówców.
Ważną zasadą jest oddzwanianie, po którym poznaje się dobre wychowanie.

Telefon komórkowy

Stał się bardzo dużym ułatwieniem życia, ale i cywilizacyjną zmorą. Uzyskanie numeru komórkowego ważnej osobistości jest przywilejem porównywalnym z przejściem na „ty”.
Telefony komórkowe dzwoniące na wykładach, spektaklach, koncertach, nawet na nabożeństwach są wręcz barbarzyństwem. Osoby które się nie oddalają, by nie przeszkadzać innym swą rozmową (często dodatkowo bardzo głośną), uznawane są za bardzo źle wychowane.
W niektórych państwach, jak np. Austrii, czy Portugalii hałaśliwi pasażerowie mogą zapłacić nawet 250 euro za zbyt głośne rozmowy lub za słuchanie zbyt donośnej muzyki w autobusach i tramwajach.


Oprac. Pavlo Rybalko, wolontariusz RODM Warszawa