SIEĆ REGIONALNYCH OŚRODKÓW DEBATY MIĘDZYNARODOWEJ





NIEZBĘDNIK DYPLOMATYCZNY Korespondencja RODM Warszawa przedstawia

Dawno temu pisanie listów było dziełem sztuki literackiej. Z czasem, intensywność życia codziennego oraz zawodowego odbierały czas na ręczne pisanie listów. W dobie Internetu mail stał się powszechnym sposobem komunikacji, zwłaszcza w sprawach służbowych, jako forma dla szybszego napisania i przekazania listu.

List oficjalny jest to forma wypowiedzi, którą stosujemy, pisząc do urzędów, instytucji, organizacji, osób publicznych, dyrekcji szkoły itd. Od listu prywatnego różni się przede wszystkim słownictwem, które w nim stosujemy.

W liście oficjalnym zachowujemy dystans słowny w stosunku do adresata - nasze wypowiedzi są zwięzłe, rzeczowe, m.in. w formie zaproszenia, podziękowania, powiadomienia, prośby albo wezwania kogoś do jakiegoś działania. Dlatego przy prowadzeniu korespondencji służbowej bardzo ważna jest znajomość etykiety.

KORESPONDENCJA. ZASADY I FORMY PISANIA LISTÓW

 

LISTY ELEKTRONICZNE

W polu „Do:” należy wpisać oficjalną nazwę odbiorcy.

W polu „DW:” (Do wiadomości) należy wpisać osoby, które również powinny dostać maila, ponieważ dotyczy ich opisywana sprawa.

W mailach zbiorowych stosuje się opcję „UDW:” (Ukryte do wiadomości) – dzięki niej odbiorcy maila nie będą widzieli swoich adresów mailowych. Najlepiej skorzystać w swojej poczcie z opcji tworzenia grup odbiorców. Po utworzeniu takich grup można w polu „Do: wpisać daną grupę i być pewnym, że odbiorcy wiadomości nie zobaczą adresów mailowych innych osób.

Treść maila służbowego

Zwrot grzecznościowy.

Przy pierwszym kontakcie z adresatem należy stosować oficjalne zwroty, np.: „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani”, „Dzień dobry Pani”.

W przypadku osób, z którymi korespondencja jest już prowadzona od jakiegoś czasu, można sobie pozwolić na użycie następujących zwrotów:

„Szanowna Pani Anno”, „Pani Doroto”.

Zasady pisowni

Nie należy pisać zbyt długich maili, ponieważ czytanie z monitora jest dużo bardziej męczące niż na papierze. Jeżeli odbiorca otrzyma wiadomość, która wygląda jak praca doktorska, jest spora szansa, że nawet nie będzie próbował jej przeczytać.

Bardzo ważne jest przestrzeganie w korespondencji służbowej zasad ortografii, gramatyki i interpunkcji. Mail z błędami nie tylko będzie źle świadczył o jego nadawcy, ale również o firmie, która go zatrudniła i którą reprezentuje.

Mail ze zbyt dużą lub za małą liczbą przecinków, bez kropek, polskich znaków jest trudny do czytania, a takie zapisy czasami mogą nawet zmieniać sens treści, którą chcemy przekazać.

Przykład:

Szanowni Państwo,

zwracamy się z propozycją stworzenia czasopisma dla kobiet aktywnych zawodowo, myślących o rozwoju kariery. Byłoby to pierwsze na polskim rynku czasopismo, kompleksowo prezentujące zagadnienia na temat rozwoju zawodowego kobiet i utrzymania równowagi między życiem zawodowym a osobistym.

Pożegnanie w mailu

Na koniec maila służbowego należy się pożegnać, używając następujących zwrotów:

„Z poważaniem”, „Łączę wyrazy szacunku”.

Pod żadnym pozorem nie można żegnać się przesyłając buziaczki, papatki lub moc uścisków – właściwe to w korespondencji prywatnej.

Podpis w mailu

Kończąc maila służbowego trzeba się podpisać pełnym imieniem i nazwiskiem oraz dodać informację na temat pełnionej w organizacji funkcji. Zaleca się tworzenie w programie pocztowym wizytówki, dzięki której nie ma potrzeby za każdym razem podpisywania się pod mailem. Wizytówka załącza się automatycznie. Powinna ona zawierać: imię i nazwisko, stanowisko, nazwę organizacji, dane kontaktowe (adres mailowy, numer telefonu) i adres organizacji.

Załącznik w mailu służbowym

Bardzo często do maili jesteśmy zmuszeni dołączyć załącznik w postaci pliku tekstowego lub zdjęcia. Niejednokrotnie załączone dokumenty, prezentacje mają sporą objętość, dlatego należy pamiętać, żeby przed ich wysłaniem skompresować je za pomocą odpowiednich programów (np. Rar lub Zip), niektóre skrzynki mają ograniczone możliwości i maile o wielkości kilkunastu MB mogą z nich nie wyjść.

Potwierdzenie otrzymania wiadomości

Jeżeli nadawca chce mieć pewność, że mail dotarł, to wystarczy jeśli w treści wiadomości prosi o informację zwrotną albo zadzwoni i spyta o losy listu.


PISANIE  LISTÓW RĘCZNE ALBO NA KOMPUTERZE


Pisanie listów oficjalnych w sposób ręczny albo na komputerze daje czas na przemyślenie i zastanowienie się nad sformułowaniem czy nad myślą wartą rozwinięcia.

W oficjalnym piśmie obowiązują:

1. Adres odbiorcy, który oznacza umieszczenie jego tytulatury w liście i na kopercie. W tytulaturze w liście nie należy stosować żadnych skrótów, które dopuszczalne są na kopercie (listy prywatne wymagają adresu wyłącznie na kopercie). Zależnie od stopnia sformalizowania pisma adres pojawia się w jego górnej części, rozpoczynając od środka, lub u dołu po lewej stronie.

Przykład:

Mariola Taktowna
Dział Sprzedaży
Bontonex SA
99-208 Kraków
ul. Taktowna 12/8

2. Odstęp, czyli puste miejsce nad właściwym tekstem. Pisma kierowane do najwyższych osobistości zaczyna się od połowy strony.

3. Pierwsza linia listu, czyli pozdrowienie lub inwokacja, w której piszący zwraca się bezpośrednio do adresata; zazwyczaj w drugiej osobie liczby mnogiej (zależy to też od języka). Często pisana jest odręcznie, zawsze kończy ją przecinek.

4. Tytulatura w treści listu, która nie odnosi się do adresata listu bezpośrednio, w związku z czym używana jest trzecia osoba liczby pojedynczej (stąd w polskim „Jego Wysokość, Jego Ekscelencja”).

5. Formuła grzecznościowa w zakończeniu, w której wyraźnie podkreśla się charakter osobistych kontaktów i nadaje się ton całemu pismu.

6. Podpis, który musi być zawsze odręczny, gdyż dowodzi autentyzmu listu, nawet jeśli nadawca nie pisał go sam, tylko podyktował. Niżej mogą widnieć napisane wyraźnie imię i nazwisko, a także tytuł lub zajmowane stanowisko, jeśli nie pojawiły się wcześniej. Czasem z upoważnienia nadawcy składa podpis zastępca, dodając obok jego nazwiska skrót „z up.”, „z upoważnienia”.

7. Adresowanie koperty, czyli jej subskrypcja, powtarza adres z treści listu, ale dopuszcza skróty w tytulaturze. Na standardowej kopercie adres umieszcza się pośrodku, w dolnej połowie. W korespondencji oficjalnej niedopuszczalne jest używanie kopert z okienkiem na adres, można je jednak stosować w korespondencji seryjnej, służbowej lub handlowej.

8. Nagłówek, na górze pierwszej strony, który podaje adres zwrotny nadawcy; może mieć formę nadruku, zwykle na papierze firmowym przedsiębiorstw i instytucji, lub danych adresowych zapisanych zazwyczaj w trzech kolejnych wierszach, w górnym lewym rogu.

9. Data powinna znajdować się w prawym górnym rogu. Datę zapisuje się w porządku: dzień, miesiąc, rok (jedynie w tradycji amerykańskiej jest inaczej: miesiąc, dzień, rok).

Przykład (możliwe sposoby):

Paryż, dnia 17 stycznia 2017 r.
Barcelona, 2017-01-17
Kraków, dnia 17.01.2017


10. Adres zwrotny na kopercie, w lewym górnym rogu, w postaci nadruku na kopercie firmowej, odcisku pieczątki, wpisu odręcznego lub maszynowego, czy wydruku komputerowego.

 

POLSKIE TERMINY GRZECZNOŚCIOWE OTWIERAJĄCE I ZAMYKAJĄCE LIST

Listy powinno się adresować, poprzedzając nazwisko odbiorcy tytułem „Pan”, „Pani” lub tradycyjnym „W Pan”, „W Pani”, pisanym zawsze bez kropki. Dopuszcza się formę„Szanowny Pan”, „Szanowna Pani”, choć nie należy jej nigdy stosować w postaci skrótu „Sz. Pan”.

Początkowa formuła grzecznościowa

Do osób nieznanych pisze się „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani”, dodając tytuł adresata. Formułę tę kończy zawsze przecinek. W polskiej tradycji uwzględnia się również tytuły noszone w przeszłości (na przykład w piśmie do byłego rektora, byłego ministra itp.). Do osób znanych można zwracać się „Szanowny i Drogi Panie” lub „Drogi Panie”. Zwracanie się do adresata po imieniu jest właściwe tylko w korespondencji prywatnej.

Końcową formułę grzecznościową w języku polskim wyraźnie się zaniedbuje, ograniczając ją do nieładnej formy „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”, czasem jeszcze niezręcznie dodając prośbę o pozytywne załatwienie sprawy.

Tymczasem istotne byłoby rozróżnienie stopnia znajomości i rangi, ale także różnicy wieku, aby do osób nieznanych pisać:

„Łączę uprzejme wyrazy”, do przełożonych: „Łączę wyrazy (głębokiego, najgłębszego) szacunku”, a do osób znanych: „Łączę (serdeczne, najserdeczniejsze) pozdrowienia” lub„Łączę wyrazy pamięci”;

*umieszczamy w odległości dwóch inetrlinii skrót lub pełne słowo: "Załącznik" (załączamy wtedy najróżniejsze dokumnety, zdjęcia...);

* jeżeli pismo ma wielu adresatów, a chcemy o tym poinformować odbiorcę głównego, piszemy: "Kopia do wiadomości", a następnie poniżej wymieniamy osoby lub piszemy np. a/a (czyli ad acta).

Właściwą formą jest też: „Przesyłam wyrazy (szacunku, pamięci…)”, podczas gdy zwrotu „Załączam…” trzeba zdecydowanie unikać (załącza się dokumentację).

Więc:

  1. List piszemy zwięźle i rzeczowo (bez zbędnych informacji).
  2. Nie popełniamy błędów ortograficznych w treści.
  3. Zachowujemy formę grzecznościową (nawet w przypadku pisania skargi).
  4. W przypadku listu napisanego na kartce papieru odręcznie, zwracamy uwagę na estetykę pisma.
  5. Nie można wysyłać korespondencji na pogniecionej kartce lub w poplamionej czy przedartej papeterii.
  6. Listy formalne powinny być wysyłane na białych kartkach z logotypem firmy.

Oprac. Ludmiła Rybałko, wolontariusz RODM Warszawa


Źródła:

  1. Tomasz Orłowski, Protokół dyplomatyczny. Między tradycją a nowoczesnością. Polski Instytut Spraw Międzynarodowych: Warszawa 2015.
  2. http://www.sukcesnaszpilkach.pl/wizerunek/savoir-vivre/savoir-vivre-w-mailach-sluzbowych-artykul118
  3. http://www.zs7.gdynia.pl/dokumenty/marta_zulinska/list_oficjalny.pdf